En el sector asegurador, la diferencia entre una operación sólida y un riesgo innecesario no está en cuánto prometemos cubrir, sino en cómo gestionamos la guarda y custodia de la documentación. Desde la emisión de una póliza, pasando por los endosos, hasta los expedientes de siniestros, cada documento debe estar controlado, protegido y disponible cuando más se necesita.
En AdeA, creemos que una buena gestión documental no solo cumple con la norma: protege la confianza, la reputación y la operación del negocio.

¿Qué entendemos por guarda y custodia en seguros?

Cuando hablamos de guarda y custodia, nos referimos al control integral —físico y digital— de todos los documentos que respaldan una operación de seguros: pólizas, anexos, endosos, facturas, comprobantes y expedientes de siniestro.
Nuestro objetivo es garantizar la integridad, trazabilidad, disponibilidad y confidencialidad de la información en todo momento.

De acuerdo con el Artículo 30 del Código Fiscal de la Federación, las empresas en México debemos conservar durante al menos cinco años los documentos que acrediten pagos, ingresos o responsabilidades fiscales. En el caso del sector asegurador, esta obligación se extiende también a los documentos contractuales y operativos que respaldan cada cobertura.

Por eso, en AdeA ofrecemos soluciones integrales de guarda y custodia física y digital, que cumplen con los estándares regulatorios del SAT y la CNSF, garantizando que cada expediente esté seguro, organizado y disponible.

Custodia física inteligente: nuestras cajas ADEA

Sabemos que la conservación documental a largo plazo requiere contenedores diseñados con precisión.
Nuestras cajas de archivo ADEA fueron desarrolladas para la custodia física de documentos sensibles, combinando resistencia, practicidad y durabilidad.

Algunas de sus características:

• No necesitan cinta adhesiva para su armado.
• Cuentan con perforaciones para colocar precintos plásticos sencillos o codificados.
• Están fabricadas con tres capas de papel Kraft Liner, lo que brinda gran resistencia estructural.
• Tienen una absorción de agua de 45 g/m² COBB en 2 minutos, protegiendo los documentos en ambientes húmedos.
• Soportan hasta 15 kg por caja y 150 kg en estiba, ideales para almacenarse en racks industriales.

Estas cualidades hacen que nuestras cajas sean la mejor opción para la custodia física de documentos fiscales, legales y operativos, garantizando integridad y conservación durante años.

Gestión documental inteligente: prevención antes que reacción

Desde nuestra experiencia, sabemos que una póliza bien documentada desde el inicio previene disputas y protege la operación.
Por eso, implementamos soluciones de gestión documental inteligente que integran la custodia física certificada con la digitalización y trazabilidad electrónica.

De esta forma, cada póliza, endoso o expediente de siniestro:

• Tiene control de versiones y sello de tiempo digital.
• Está resguardado bajo permisos y auditorías seguras.
• Cuenta con historial completo de modificaciones y aprobaciones.

Con nuestras herramientas, nuestros clientes pueden demostrar ante autoridades o auditores que cada documento fue gestionado correctamente y con respaldo digital verificable.

Endosos y siniestros: trazabilidad total y respaldo continuo

En AdeA entendemos que los endosos y los expedientes de siniestros son puntos críticos dentro del ciclo de vida de una póliza.
Cada cambio, autorización o reclamo debe quedar perfectamente documentado y accesible.

Por eso, nuestras soluciones permiten:

• Registrar electrónicamente cada acción con sello de tiempo y trazabilidad de usuario.
• Conservar la historia completa de pólizas, endosos y reclamaciones.
• Acelerar los procesos de auditoría y revisión con evidencia digital certificada.

Así, ayudamos a las aseguradoras a mantener el control total sobre su documentación y a garantizar decisiones respaldadas por datos confiables.

Nuestra visión: la guarda y custodia como tu mejor póliza interna

En AdeA estamos convencidos de que la guarda y custodia documental no es un trámite administrativo, sino una estrategia de protección legal, fiscal y reputacional.
Cada documento que gestionamos representa la confianza de una empresa, la seguridad de un cliente y el cumplimiento de una promesa.

Por eso, ofrecemos soluciones que integran contenedores físicos de alta resistencia, digitalización avanzada y custodia electrónica certificada.
De esta manera, ayudamos a que nuestros clientes del sector asegurador mantengan su documentación segura, organizada y disponible desde el primer día.

En un entorno tan competitivo como el mexicano, donde la confianza lo es todo, la guarda y custodia documental es la mejor póliza interna que una empresa puede tener.
En AdeA, protegemos tu información, tu operación y tu reputación.